テーブルに置かれたサボテンの鉢

そもそも貸会議室って何?

貸会議室とはその名前の通り一時的に会議室を貸し出すサービスの事を言います。半日、終日等、一時間単位で会議室をレンタルする事が出来ます。一般的に会議で使用する機材や設備も用意されており、必要に応じてそれらもレンタルする事が出来ます。無料でレンタル出来る物もあれば有料レンタルする物もあるので、そこは貸会議室を取り扱っている業者に確認をしてみると良いでしょう。
このように、貸会議室は空間提供だけでなく、必要に応じた機材や設備もしっかり整っているので、大変お手軽に場所を借りる事が出来ます。

プロジェクターを使用した会議風景

貸会議室が用意している設備について

貸会議室では、会議に必要な様々な設備が色々と用意されています。

主な備品の種類
  • 主要備品
  • 放送音響備品
  • 映像備品
  • 通信機器
  • その他

貸会議室の業者によって貸し出している物の種類は異なりますが、このように、大体主に5つのにカテゴリーから、それぞれ色々な機材をレンタルする事が出来ます。レンタル内容がしっかりしているので、手間要らずで会場のセッティングを行う事が可能です。自分達で備品を揃えて用意しなくても貸会議室の業者が提供する備品の貸し出しサービスで殆ど賄う事が出来るので、特に自分達でレンタルする物や準備しなければならない物も無く大変便利です。

黒い背景に白い煙

貸会議室の喫煙所は

会議を行う中で喫煙スペースも気になりますよね。長時間会議を行っていると、ブウレイクタイムでの息抜きも必要です。特に男性は休憩時間に一服される方も多いです。基本的にどこの貸会議室施設も喫煙所を設けています。貸会議室は共通の貸し出しスペースになるので全室禁煙ですが、各フロア内に喫煙所を設けていたり、施設内の一か所に喫煙出来るスペースを設けていたりします。

窓の大きな会議室

貸会議室で会議を行うメリット

ここでは、貸会議室を利用するにあたって”5つのメリット”をご紹介します。

01.コスト削減する事が出来る!

会社の中にある会議室や研修室は、使用する目的が限られてくる為、頻繁にそのスペースを利用する事はありません。フルで活用する事が無いので通常の勤務部屋にスペース利用を変更したりして、スペースの無駄を省く会社が多くなっています。会社や企業によっては、自社を建設する際に無駄な空間スペースを省いた無駄のない面積で会社を建てる所も多くなっています。会社を維持するには、維持費を支払っていかなくてはならないのですが、使用頻度が少ない会議室や研修室のスペースを排除すれば維持費も抑える事が出来るのです。貸会議室は必要な時に必要なスペースを借りる事が出来るので、無駄な維持費支払っていくよりもお財布にもお得になっています。

02.会議で使用する機材や設備が整っている!

会社や企業の会議では、大型スクリーンやプロジェクターを使用したり、ホワイトボードを活用したり、マイクを使ったりしながら会議を行う事が沢山あります。貸会議室では、会議等に頻繁に使用されている機材や設備が充実しているので、会議をする時に困る事がありません。もし、自分達が使用したい備品が無い場合は、会議の当日までに機材や設備を揃えてくれます。自分達で調達しなくても貸会議室がレンタルしている機材を借りたり、設備が整っている部屋を選ぶ事が出来るのでとても便利です。自社で会議を行った場合だと、もしかすると自分達が必要な機材や設備が会社に無い場合も出てきます。そんな時、貸会議室であれば豊富に機材や設備が整っているので会議を有意義に進めていく事は出来ます。

03.貸会議室の豊富な部屋のバリエーション!

貸会議室は部屋のバリエーションに多さがあります。なので、数ある部屋の中から適切な空間を選ぶ事が可能です。部屋にホワイトボードがある会議室、大型スクリーンが完備されている会議室等、一番自分達の会議に最適な部屋を貸会議室の中から選ぶ事が出来ます。また元から会議室に設備が完備されていなくても、機材を部屋にセッティングする事も可能なので、適切な空間の中で会議を行う事が出来ます。会議をしっかり行う事の出来る環境が整っているので、会議の進行もスムーズで効果的に行う事が可能です。

04.アクセスが良い立地にある事!

多くの貸会議室は最寄り駅から徒歩圏内徒歩圏内で行く事が出来る場所に位置しており、アクセス面が簡単で楽だと言う良さがあります。自分の会社が場所的にちょっと不便な所にあったり、最寄駅から遠かったり、立地が悪いとそれだけで時間や労力を割く事になります。特に他の会社の人を招いて行う会議であれば、アクセスが良い方が不便が無くて良いです。

05.必要に応じて必要な時に借りる事が出来る!

貸会議室は、必要な時に必要に応じて会議室を借りる事の出来るサービスです。最近は、会社の維持費のコスト削減によって、自分達の都合に合わせて借りる事の出来る貸会議室の需要が高まってきています。ただ必要な空間をいつでも借りる事が出来るだけで無く、必要な設備が整った自分達が行う会議に適した空間を借りる事が可能です。このように、コストを抑えつつ整った空間中で会議する事が出来るのでとても便利です。

重なった書類

会議資料の事前預かりを承ってくれる

貸会議室の業者によっては、当日会議で使用する会議資料を事前に預かってくれる所もあります。会議の参加人数が多い場合、会場に事前に必要書類を準備しておく事が出来たら助かりますよね。当日に大量の配布書類を会社から持参して行くのも大変です。そんな時に、書類を事前に宅配便で送る事が出来ます。重要な書類だと受け付け不可な場合もありますが、そこは業者に確認してみると良いでしょう。

広いオフィス

会議室を事前に見学出来る

重要な会議を行う場合、会議する当日の会場を事前に下見して雰囲気を見る事が出来たら良いですよね。予約で会議室が埋まってしまっている場合には見学する事は出来ませんが、部屋が空いていればプレゼンテーションのし易さや、機材の使い方等も確認出来ます。

陽の入ったオフィス

会場のレイアウトを提案してくれる

いざ貸会議室を借りて会議をするとなった時、会議室のレイアウトに悩んでしまう人も結構多かったりします。会場作りでも会議全体の質は変わります。どうしたら見やすく分かり易く快適に会議が出来るかも大切です。貸会議室の業者の中には、会社に常駐するカンファレンスコーディネーターが所属している所もあり、コーディネーターがレイアウトをしてくれます。経験に基づいた配慮の行き届いた会場作りを提案してくれます。

シックな色合いの部屋

まとめ

皆さん、いかがでしたか?貸会議室では充実した環境が揃っている為、重要な会議もしっかりプライベートな空間を守りながら行う事が出来ます。また、会議をする際の事前準備や後始末等も業者が行ってくれる為、大事な会議のみに集中する事が出来ます。会議場所でお悩みの人は、是非、貸会議室を一度利用してみてはいかがですか。